因公出国网上审批信息系统目的是为了加快出国管理的进程，方便快捷地整理、保存和查询相关资料，尽可能减轻管理工作量，提高工作效率；形成关于外事公文的知识库，使主管外事部门工作人员的日常工作真正实现办公自动化。系统提供友好的用户界面，为用户提供了用于主管外事部门及其下属的归口单位输入相关资料详细信息的接口，以使资料的整理、归档存放更加的规范化，同时该软件能够支持各种不同类型的查询功能，并能对知识库中的信息进行一定的分类、整理、归纳，建立起在线分析系统和数据挖掘工具，以提供给领导进行审核和决策使用。

本信息系统采用基于 Web 的方式，利用 Internet/Intranet 网络系统，使主管外事部门的所有工作人员和主管外事部门的归口单位可以在办公室的任何一台计算机上随时展开自己的工作，系统可根据不同用户的工作需要设置不同的用户权限，每个工作人员都有一个自己熟悉的工作界面，从而更加有效的提高工作效率，通过 Internet 快速传递公文，大大缩短了公文送交到主管外事部门或通知下发到二级归口单位的时间，提高了出国事务的办理速度，增强企业的竞争能力。

　　当一个出国团组立案后，各级审批人员都能在自己的联网计算机中看到该团组的情况和内容；欲对此团组审批，只需轻点鼠标，并简单输入审批意见即可。这样，既减少了工作人员将材料四处递交领导批示的麻烦，也减少了领导签字批示的烦琐。同时，将所有的资料都存入计算机的数据库中，查询方便快捷，统计也简便轻松，为领导提供更好的决策支持。另一方面，又能极大的提高工作效率，减轻工作人员的劳动强度，并可杜绝重复组团出国，减少差错。同时，还可充分利用现有信息资源，与出国管理软件相结合，实现出国团组的进度追踪，切实为因公出国人员服务。

　　该系统是一个完整的、统一的、开放式的信息管理系统，通过Internet网络（LAN或WAN），实现网络范围内的数据共享和信息集成，帮助主管外事部门工作人员或公司领导准确找到相关知识，有效利用相关信息。该系统以主管外事部门因公出国立项信息管理为核心，围绕信息数据通讯、综合处理、信息组织与管理、信息提取和发掘，信息交互与传递等多种内容设计和建设，使系统成为主管外事部门日常工作的一个信息管理服务平台。其主要任务是企业内部各种消息（办公信息、文件、函件等）的发布与传递、工作流管理、档案管理。通过该系统，用户可以全双向地获取和发布信息，通过与 Internet的互联，可以实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量，为领导的决策提供全方位的信息支持。

　　系统以外事公文处理为核心，实现外事系统的网上审批，同时提供外事机关事务管理、信息通讯与服务等重要功能，包括收文管理子系统、立项审核子系统、系统安全子系统、签报管理子系统、团组进度追踪子系统、 信息交流子系统、系统管理子系统等子系统组成 。